Politique de Confidentialité

1. Objet et champ d'application :

 

La protection de la vie privée est importante pour CIRCADS Inc. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels concernant les clients de CIRCADS (la « Politique ») est conçue de manière à respecter les lois canadiennes régissant la protection des renseignements personnels et vise à décrire les pratiques suivies par CIRCADS en matière de collecte, d'utilisation, de gestion et de divulgation des renseignements personnels concernant les personnes qui cherchent à devenir, sont ou ont été clients de CIRCADS.

 

La Politique s'applique aux renseignements personnels détenus par CIRCADS ou sous son contrôle, y compris les renseignements communiqués à des tiers à des fins de stockage ou de traitement. 

 

2. Définitions :

 

« renseignements personnels » : renseignements concernant une personne physique, qui permettent d'identifier cette personne, indépendamment de la nature du support sur lequel elle est détenue et de la forme sous laquelle elle peut être consultée. Les informations concernant une personne morale telle qu'une entreprise ou une société ne constituent pas des informations personnelles.

 

« client » : une personne qui utilise ou demande à utiliser les produits, services ou installations de CIRCADS, à savoir son site web, et toute autre application ou plate-forme de communication ou d'échange d'informations.

 

« tiers » : une personne physique ou morale autre que CIRCADS, ses employés ou ses clients.

 

3. Nos responsabilités :

 

Section 1 : Responsabilisation

 

Le mandat de mettre en œuvre et d'appliquer la Politique est confié à :

 

Bartek Kostrz

Vice-président, Affaires juridiques, Secrétaire général

et Responsable de la protection de la vie privée de CIRCADS

 

Il incombe également au Responsable de la protection de la vie privée de prendre des décisions concernant la communication de renseignements personnels à la personne concernée ou à ses représentants, aux partenaires ou collaborateurs de CIRCADS ou à des tiers, y compris à la police ou aux autorités judiciaires. Ces décisions seront prises en conformité avec les lois applicables et la Politique.

 

En cas d'absence de l'agent de protection de la vie privée ou en cas d'urgence où l'agent de protection de la vie privée ne peut être joint en temps opportun, la responsabilité de l'application de la Politique et du pouvoir décisionnel concernant la communication de renseignements personnels sera exercée par la personne à qui l'agent de protection de la vie privée a délégué son pouvoir en matière de protection de la vie privée.

 

Section 2 : Collecte et utilisation des renseignements personnels

 

Les renseignements personnels qui sont recueillis comprennent des renseignements sur votre identité, tels que votre prénom et votre nom de famille, votre adresse résidentielle, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ; des renseignements financiers vous concernant et vos achats, tels que le mode de paiement utilisé et la valeur des biens et services achetés et des renseignements concernant vos déplacements.

 

Dans la plupart des cas, CIRCADS recueille des renseignements personnels directement auprès de vous. Toutefois, CIRCADS peut également recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès de tiers avec votre consentement ou sans votre consentement si la loi l'autorise, par exemple lorsque la collecte de renseignements est manifestement dans votre intérêt et que votre consentement ne peut être obtenu en temps opportun.

 

CIRCADS ne recueille et n'utilise que les renseignements personnels nécessaires aux fins suivantes :

 

1. Fournir des produits et services

 

Par exemple, nous pouvons collecter et utiliser votre adresse ou votre adresse e-mail pour vous envoyer par tout moyen approprié les produits et services que vous avez demandés.

 

2. Traiter un paiement associé à l'utilisation de nos produits, services et installations

 

Par exemple, nous recueillons et utilisons des informations financières pour traiter les paiements associés à votre utilisation des services de CIRCADS.

 

3. Se conformer à nos obligations légales et réglementaires

 

Par exemple, nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels pour nous conformer à une ordonnance d'un tribunal ou pour faire rapport aux gouvernements.

 

4. Pour améliorer les produits, les services et les installations que nous offrons

 

Par exemple, nous menons des sondages sur la satisfaction des clients afin d'améliorer nos produits, nos services et nos installations.

 

5. Répondre aux questions, commentaires et suggestions

 

Par exemple, lorsque des questions nous sont envoyées par l'intermédiaire de la page «Nous contacter» de notre site Web,

 

6. Pour établir votre identité

 

Par exemple, nous voulons nous assurer que vous avez les qualifications que vous dites avoir. 

 

7. Pour vous contacter par marketing direct

 

Par exemple, nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous fournir des informations sur de nouveaux produits, services et installations.

 

8. Pour améliorer votre expérience en ligne

 

Par exemple, votre utilisation du site Web ou de l'application de CIRCADS nous permet de compiler automatiquement des informations concernant votre profil d'utilisateur, qui peuvent inclure l'adresse IP de votre ordinateur, le système d'exploitation que vous utilisez, l'identité de votre fournisseur de services Internet, la date et l'heure auxquelles vous avez accédé au site Web ou à l'application de CIRCADS, le site Web ou l'application que vous avez visité précédemment et qui vous a fourni un lien vers le site Web ou l'application de CIRCADS, ainsi que le contenu consulté et téléchargé sur notre site Web ou application. Pour ce faire, notre site Web, comme la plupart des autres sites Web, utilise des cookies, qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. CIRCADS utilise ces informations pour adapter son site Web à vos préférences, y compris les publicités affichées, et pour compiler des statistiques sur la consultation et l'utilisation de son site Web afin de l'améliorer. Comme la plupart des navigateurs Internet, il est possible d'effacer les cookies du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de cookies ou de recevoir un avertissement avant l'enregistrement d'un cookie. Si vous le faites, votre utilisation de notre site Web pourrait être affectée et vous pourriez ne pas être en mesure d'accéder à toutes ses caractéristiques. 

 

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d'autres fins que celles mentionnées précédemment, sauf avec votre consentement ou dans les cas et conditions prévus par la loi.

 

Section 3 : Communication de renseignements personnels

 

CIRCADS reconnaît que, sauf dans les cas décrits ci-dessous et dans les autres conditions prévues par la loi, la communication de renseignements personnels nécessite votre consentement lorsqu'ils sont communiqués à des tiers.

 

Conformément à la loi applicable, par exemple, CIRCADS peut communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement dans les situations suivantes :

 

1. la communication est faite à un avocat du Canada ou à un avocat ou à un notaire - qui représente CIRCADS ;

 

2. dans le but de recouvrer une créance ;

 

3. cela est requis en vertu d'une assignation à comparaître, d'un mandat ou d'une ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir d'exiger la production de renseignements ou exigée en vertu des règles de procédure relatives à la production de documents ;

 

4. pour une institution fédérale - ou à une subdivision d'une telle institution - qui a demandé l'information en mentionnant la source de l'autorité légitime à l'appui de son droit de l'obtenir et le fait, selon le cas, que :

 

(i) elle soupçonne que les renseignements sont liés à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales ;

 

(ii) la communication est demandée aux fins du contrôle de l'application des lois canadiennes, provinciales ou étrangères, de la conduite d'enquêtes liées à ce contrôle de l'application ou de la collecte de renseignements relatifs à la sécurité aux fins de l'exercice de ce contrôle de l'application ;

 

(iii) elle est demandée aux fins de l'application du droit canadien ou provincial ;

 

5. cela est à l'initiative de l'organisation, à un organisme d'enquête, à une institution gouvernementale ou à l'une de ses subdivisions et l'organisation, selon le cas, a des motifs raisonnables de croire que les renseignements se rapportent à la violation d'un accord ou à une violation d'une loi fédérale, provinciale ou étrangère qui a été, est ou est sur le point d'être commis ou soupçonne que les renseignements se rapportent à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales ;

 

6. pour quiconque a besoin de l'information en cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute personne et, lorsque la personne concernée par l'information est encore en vie, l'organisation doit en informer cette personne par écrit sans délai ;

 

7.  à des fins statistiques ;

 

8. il s'agit d'informations de nature réglementaire auxquelles le public peut avoir accès ;

 

9. cela est exigé par la loi.

 

CIRCADS peut également partager vos renseignements personnels sans votre consentement avec ses agents, mandataires, consultants, gestionnaires de données et autres fournisseurs de services si ces renseignements sont nécessaires à l'exécution de leurs mandats ou de leurs ententes de services. Dans tous les cas, les renseignements personnels vous concernant seront utilisés pour fournir des services spécifiques et seront conservés sur une base confidentielle conformément à la présente Politique.

 

Section 4 : Consentement

 

Pour que le consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels soit valide, les fins doivent être énoncées de manière à permettre à la personne de comprendre raisonnablement comment les renseignements seront utilisés ou communiqués.

 

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous consentez à leur utilisation de la manière décrite dans la Politique et clarifiée au moment où ils sont recueillis. Selon la nature et la sensibilité des renseignements personnels, votre consentement peut être explicite, par exemple, en cochant une case pour indiquer que vous consentez à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Votre consentement peut également être implicite, par exemple lorsque le but de l'utilisation de vos renseignements personnels est raisonnablement apparent.

 

Sous réserve de toutes les restrictions légales et contractuelles et d'un préavis raisonnable, vous pouvez refuser de donner votre consentement ou retirer votre consentement à tout moment. Le refus ou le retrait de votre consentement peut toutefois empêcher CIRCADS de vous fournir un produit ou un service ou de vous donner accès à certains de ses services.

 

Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement en nous contactant. Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement en nous contactant à info@CIRCADS.com . Notre personnel vous expliquera vos choix et les conséquences de votre refus ou retrait de consentement, et notera vos choix dans nos dossiers.

 

Section 5 : Exactitude des informations

 

CIRCADS reconnaît qu'il est important que les renseignements personnels concernant ses clients soient exacts, complets et à jour et, à cette fin, a mis en place des mesures raisonnables pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements selon les fins auxquelles ils sont destinés. Toutefois, il incombe au client d'informer CIRCADS de tout changement important concernant ses renseignements personnels au cours de sa relation d'affaires avec CIRCADS.

 

Section 6 : Mesures d'archivage et de protection

 

CIRCADS a mis en place divers moyens pour s'assurer que vos renseignements personnels sont protégés contre le risque de perte et de vol, ainsi que le risque d'accès non autorisé, de communication, de reproduction, d'utilisation, de modification ou de destruction. Ces moyens comprennent les moyens physiques, administratifs et électroniques (technologiques) qui sont raisonnables compte tenu du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition, de la répartition, de la distribution et du format des renseignements personnels et des méthodes de conservation.

 

CIRCADS révise et met à jour de façon continue les mesures de sécurité mises en place pour protéger la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu'elle détient, notamment les mesures technologiques pour tenir compte de l'évolution technologique afin de contrer les risques d'intrusion injustifiés dans ses bases de données et ses systèmes informatiques.

 

CIRCADS ne conserve les renseignements personnels vous concernant que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel ils ont été recueillis, pour répondre aux exigences légales auxquelles ils sont soumis et pour le temps nécessaire pour assurer la protection de ses intérêts commerciaux légitimes.

 

CIRCADS peut traiter et archiver vos renseignements personnels au Canada ou aux États-Unis. Par conséquent, les gouvernements, les tribunaux, les organismes d'application de la loi ou les organismes de réglementation du Canada et des États-Unis, selon le cas, peuvent avoir accès à vos renseignements en vertu des lois en vigueur dans les territoires où l'information est située.

 

CIRCADS peut également faire appel à des tiers fournisseurs de services (par exemple, des fournisseurs d'hébergement de données ou de traitement des paiements) pour assurer la gestion d'un ou de plusieurs aspects de nos activités commerciales, y compris le traitement ou la gestion des renseignements personnels. Lorsque nous retenons les services d'une société externe, nous utilisons des moyens contractuels ou d'autres moyens appropriés pour nous assurer que vos renseignements personnels sont protégés conformément à la loi applicable à CIRCADS et recueillis, utilisés, conservés et détruits de manière à respecter la Politique. Si un tiers à qui CIRCADS envoie des renseignements personnels vous concernant opère dans une juridiction étrangère, la législation locale peut permettre aux autorités locales précédemment énumérées d'accéder également à vos renseignements personnels sans votre consentement.

 

Section 7 : Accès

 

Les clients ont le droit d'accéder aux informations personnelles que CIRCADS détient à leur sujet. Les demandes d'accès doivent être envoyées par écrit à l'agent de protection de la vie privée, 407, boul. Saint-Laurent, bureau 800, Montréal, Québec, Canada, H2Y 2Y5 ou par courriel à info@CIRCADS.com. 

 

Dans certaines situations, conformément à la loi applicable, CIRCADS peut refuser de vous donner accès aux informations personnelles vous concernant. Voici quelques exemples de telles situations :

 

1. la divulgation de ces renseignements révèle des renseignements personnels concernant une autre       personne ;

 

2. la divulgation de ces informations révèle des informations commerciales confidentielles ;

 

3. les informations sont couvertes par le secret professionnel liant un avocat à son client ;

 

4. les renseignements ont été recueillis dans le cadre d'une enquête concernant le non-respect d'une entente      ou la violation d'une loi fédérale ou provinciale.

 

Si l'accès ne peut vous être accordé, CIRCADS vous informera par écrit des raisons de son refus.

 

Lorsque des renseignements personnels vous concernant détenus par CIRCADS s'avèrent inexacts ou incomplets, vous pouvez également soumettre à CIRCADS une demande de rectification en suivant la même procédure que celle applicable à une demande d'accès. Si l'information en question doit être corrigée, rayée ou complétée, CIRCADS modifiera l'information en conséquence et, le cas échéant, transmettra l'information modifiée aux tiers ayant accès à l'information en question.

 

CIRCADS s'engage à répondre à toute demande d'accès ou de rectification dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande écrite, à moins que les circonstances n'autorisent CIRCADS à prolonger ce délai. Dans un tel cas, CIRCADS enverra à la personne ayant fait la demande, dans les 30 jours suivant la date de la demande, un avis de prorogation informant la personne du nouveau délai et des raisons de la prorogation.

 

L'accès à vos renseignements personnels est généralement gratuit. Toutefois, CIRCADS peut, conformément à la loi applicable, facturer des frais si elle informe la personne ayant fait la demande du montant approximatif de ces frais avant de répondre à la demande.

 

Section 8 : Révision de la Politique

 

Les politiques et procédures de CIRCADS visant à assurer la protection des renseignements personnels sont mises à jour de façon continue. Veuillez consulter la dernière version de la politique sur notre site Web à l'adresse www.CIRCADS.com. Une copie de la politique peut également vous être envoyée par la poste sur demande écrite à l'agent de protection de la vie privée, 407, boul. Saint-Laurent, bureau 800, Montréal, Québec, Canada, H2Y 2Y5 ou par courriel à info@CIRCADS.com

 

Section 9 : Vos questions et préoccupations concernant le respect de la Politique par CIRCADS.

 

Vos questions et préoccupations concernant la Politique et le respect de celle-ci par CIRCADS et toute plainte à cet égard doivent être envoyées par écrit à l'agent de protection de la vie privée, 407, boul. Saint-Laurent, bureau 800, Montréal, Québec, Canada, H2Y 2Y5 ou par courriel à info@CIRCADS.com

 

L'agent de protection de la vie privée fera enquête sur chaque plainte écrite qu'il reçoit. Si une plainte est justifiée, l'agent de protection de la vie privée prendra les mesures nécessaires pour la régler, y compris la modification de la politique ou de ses procédures pour assurer la protection des renseignements personnels, s'il y a lieu. Dans chaque cas, le plaignant sera avisé par écrit des résultats de l'enquête.

 

Le responsable de la protection de la vie privée rend compte chaque année au conseil d'administration de CIRCADS du nombre de plaintes reçues au cours de l'année précédente, de leur nature et des mesures prises en réponse à ces plaintes.

 

Pour toute question générale concernant la réglementation fédérale applicable à CIRCADS en matière de protection des renseignements personnels au Canada ou pour obtenir une copie de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, veuillez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3 ou visiter le site Web : www.privcom.gc.ca.


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